Assistant administratif - Direction générale - H/F

L'entreprise

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

 

Structure : 

Le cabinet du Président- Directeur Général  a pour fonction d'organiser l'ensemble des échanges relatifs au travail du P-dg : préparation des RV, des dossiers, des interventions, échanges avec les partenaires institutionnels, prises de RV et gestion de l'agenda.

Le poste

Mission principale

Au sein du cabinet de la Direction Générale l’assistant.e assure le secrétariat et exécute des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants.

 

Activités

principales
  • Aider à la gestion de l’agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
  • Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
  • Assurer l’interface avec les départements de l’INSERM et les partenaires extérieurs
  • Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d’activités du cabinet
  • Organiser et gérer les déplacements du Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais…
  • Assurer l’accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
  • Rédaction de courriers et notes
  • Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
  • Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
  • Suppléer les agents de l’équipe administrative du cabinet

 

Profil recherché

Connaissances
  • Connaître les techniques de secrétariat
  • Procédures administratives et circuits internes

 

Savoir-faire
  • Maîtriser les techniques de secrétariat
  • Savoir travailler en équipe
  • Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
  • Maîtriser l’anglais à l’oral et à l’écrit serait un plus
  • Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
  • Sens de l’organisation et de la rigueur administrative
  • Savoir prioriser, gérer l’urgence

 

Aptitudes
  • Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
  • Expression écrite et orale soignée
  •  Disponibilité, réactivité et polyvalence
  • Capacités d’adaptation

 

Expérience(s) souhaité(s)
  • Expérience similaire appréciée

 

Niveau de diplôme et formation(s)
  • BTS Assistante de direction/de manager

 

 

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

Candidature facile