secrétaire gestionnaire - H/F

L'entreprise

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

 

Structure :

Le DESP est responsable de la mise en œuvre de l’évaluation à l'Inserm et de la qualité des processus. Il organise et prépare les réunions des instances scientifiques qu’il accompagne dans l’évaluation des laboratoires et du déroulement de carrière des chercheurs. Le DESP assure aussi la mise en œuvre d’outils de pilotage et de suivi de l’activité de l’organisme. Il réalise ses missions en lien avec la direction générale, les instituts thématiques, les autres départements du Siège et les partenaires extérieurs.

Le poste

Mission principale

Au sein du DESP, la personne recrutée réalise ses activités d'organisation des réunions sous la responsabilité du/de la chargé.e de mission scientifique.

 

Activités

principales

  • Accueillir les membres des commissions lors des réunions, y compris lors des  visioconférences (Microsoft Teams)
  • Répondre aux demandes des membres des commissions
  • Préparer les documents des réunions (Microsoft Word et Excel ; logiciel interne EVA)
  • Assister le/la chargé.e de mission dans le suivi des réunions, la prise de notes et la préparation de bilans
  • Renseigner des bases de données informatiques (logiciel interne EVA et Microsoft Excel)
  • Assurer la diffusion et l’archivage de documents
  • Participer à la démarche qualité du département

 

Spécificité(s) et environnement du poste

 

  • Nécessité d’aménager ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail

 

Poste ouvert aux candidats

 

  • Agents contractuels par voie de vacations

 

 

Profil recherché

Connaissances

  • Connaître l’environnement bureautique
  • Connaissance de l'orthographe et de la syntaxe
  • Connaissances en anglais seront un plus

 

Savoir-faire

  • Maîtriser les techniques de l’assistanat
  • Maîtriser l’utilisation des logiciels informatiques courants (Microsoft Word et Excel)
  • Savoir hiérarchiser et archiver des documents

 

Aptitudes

  • Aisance relationnelle
  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens de l’organisation, rigueur et vivacité

 

Expérience(s) souhaité(s)

  • Expérience souhaitée en gestion administrative

 

Niveau de diplôme

  • Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager

 

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation