Assistant administratif - H/F

L'entreprise

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

 

Structure :

Le Département de l’évaluation et du suivi des programmes (DESP) est en charge des processus d’évaluation des structures, des programmes et des chercheurs Inserm en lien avec les instances d’évaluation de l’Inserm (commissions scientifiques spécialisées, commissions d’administration de la recherche et le conseil scientifique), les instituts thématiques, la Direction générale et les autres structures supports. Le DESP assure la mise en œuvre d’outils de pilotage et de suivi de l’activité de l’organisme.

 

Le poste

Mission principale

Au sein du département de l’évaluation scientifique et du suivi des programmes, sous l’autorité de la coordinatrice des programmes Plan Cancer et SD-Cancer, en collaboration avec une référente scientifique et une assistante administrative, participer à l’organisation administrative pour l’évaluation des appels à projets scientifiques mis en place dans le cadre des programmes Plan Cancer et SD-Cancer.

 

Activités

principales

  • Assister la coordinatrice des programmes Plan Cancer et SD-Cancer et la référente scientifique dans la gestion des appels à projets
  • Faire le lien, suivre, relancer et assurer la relation avec les experts internationaux, les lauréats des appels à projets et les équipes d’autres départements en interne
  • Préparer, organiser et assister aux réunions tenant à l'évaluation scientifique des appels à projets organisés dans le cadre de la stratégie décennale de lutte contre les cancers : relations avec les membres de comité d’évaluation, gestion des convocations, invitations, ordres de missions (outil Safir), réservation de voyage, génération des documents nécessaires, remboursement d’états des frais
  • Gérer et garantir la rémunération des experts
  • Renseigner et mettre à jour des bases de données
  • Etablir et diffuser des notes, comptes rendus, bilans des travaux, participer à la construction de fichiers
  • Rédiger et mettre en forme des courriers et des documents administratifs
  • Mettre à jour des tableaux de bords et de suivi d’activité
  • Effectuer l’accueil, renseigner et orienter les interlocuteurs
  • Tenir l’agenda de l’équipe
  • Effectuer le classement et l'archivage

 

Spécificité(s) du poste

  • Capacité à aménager ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail
  • Facilité d'adaptation à collaborer avec plusieurs interlocuteurs

 

Poste ouvert aux candidats

  • Agents contractuels par voie de CDD (renouvelable)

 

Catégorie

  • A

 

Profil recherché

Connaissances

  • Connaissance de l'environnement de la fonction publique, des EPST, de la recherche et de ses acteurs dans le périmètre du Plan Cancer et SD-Cancer
  • Connaissance de l'orthographe et de la syntaxe
  • Connaissance de l’anglais est indispensable

 

Savoir-faire

  • Maîtriser les techniques de l’assistanat : mise en forme de documents, diffuser des informations internes et externes, organisation de réunions, prise de rendez-vous, etc.
  • Prioriser et gérer les urgences, respecter les délais
  • Adapter son discours à ses interlocuteurs
  • Utiliser un logiciel de gestion financière et comptable interne (SAFIR)
  • Maîtriser les logiciels de bureautiques : Word et Excel
  • Maîtriser l’utilisation de bases de données sous Excel
  • Hiérarchiser les documents et les informations (Mise à jour, recherche de données sur Internet)

 

Aptitudes

  • Rigueur, méthodologie et sens de l’organisation
  • Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Discrétion professionnelle
  • Disponibilité

 

Expérience(s) souhaité(s)

  • Expérience souhaitée sur un poste similaire

 

Niveau de diplôme et formation(s)

  • Bac +2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager

 

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

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