Assistant de direction - H/F

L'entreprise

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

 

Structure : 

Le département des affaires financières (DAF), composé de 6 services a pour missions de piloter la politique de financement de la recherche au sein de l'Inserm. Il anime le réseau de gestion financière et patrimoniale du siège et des délégations régionales.

Le poste

Mission principale

Au sein du département des affaires financières la personne recrutée devra assurer le rôle d’assistant-e de direction auprès de la directrice, du directeur adjoint et plus globalement auprès des 6 chefs de service.

Encadrer la deuxième assistante (1 Technicienne de recherche - TR) du département.

 

Activités

principales

Missions de secrétariat classique :

·          Gestion de l’agenda de la directrice du département et de son adjoint(e)

·          Accueil physique et téléphonique

·          Gestion du courrier (enregistrement), des mails, archivage et classement

·          Suivi des circuits parapheurs

Missions administrative, logistique et budgétaire :

·          Organisation des séminaires, réunions internes ou externes (gestion agenda, réservation de salle, engagement des commandes, réception) et des rendez-vous de la direction

·          Participation aux réunions du département  (intervention sur les sujets d’organisation transverses au  département et co-animation de  réunions  thématiques (bien-être au travail …)

·          Gestion des missions et déplacements : ordre de mission, réservation de titres de transport et des hôtels, commandes de prestations de services, gestion des notes de frais, engagement des dépenses dans le SI financier

·          Gestion des demandes de dérogations pour les hébergements de missionnaires, provenant du Siège ou des délégations régionales

·          Suivi des dossiers des personnels y compris dans les outils RH mis à disposition (campagne de mobilité, congés et formations, gestion des arrivées et départs…)

·          Préparation, suivi et gestion des dépenses du budget de fonctionnement du département

·          Suivi des courriers en papier et dématérialisés (e-parapheur)

 

Poste ouvert aux candidats

  • Agents fonctionnaires de l’Inserm par voie de mobilité interne
  • Agents fonctionnaires non Inserm par voie de détachement
  • Agents contractuels par voie de CDD (renouvelable)

 

Catégorie

A

 

Profil recherché

Connaissances

·          Maîtriser les techniques de l’assistanat et les outils bureautiques et informatiques courants

·          Maîtriser l’expression orale et écrite

 

Savoir-faire

·          Savoir utiliser le progiciel de gestion financier Inserm (SAFIr)

·          Savoir anticiper et gérer les priorités

 

Aptitudes

·          Qualités relationnelles

·          Sens des responsabilités et discrétion

·          Sens de la communication et du travail en équipe

·          Rigueur et capacité d’organisation

·          Force de proposition et esprit d’initiative

·          Capacités d’adaptation et de polyvalence

 

Expérience(s) souhaité(s)

·          Expérience souhaitée dans l'assistanat de direction

 

Niveau de diplôme et formation(s)

·          Bac +2

 

 

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

Candidature facile