Assistant administratif pour les instruments européens et internationaux - H/F

L'entreprise

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

 

Structure :

Le Département des Partenariats et des Relations Extérieures (DPRE) de l'Inserm est organisé en 3 pôles : Pôle Partenariats et Politique de Site, Pôle Relations Européennes et Pôle Relations Internationales. Le DPRE a pour mission principale de contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la politique de coopération de l’Inserm avec l’ensemble des partenaires qui participent au développement de la recherche.

Cette activité s’exerce en collaboration avec les départements compétents de l’Inserm et les délégués régionaux, en interaction étroite avec les instituts thématiques ainsi que l’alliance nationale pour les sciences de la vie et de la santé (Aviesan).

Le poste

Mission principale

Participer au sein des Pôles Relations Internationales et Européens du Département des Partenariats et des Relations Extérieures (DPRE) de l'Inserm à la mise en œuvre des actions de coopération internationale engagées dans le respect des orientations décidées par la Direction générale de l'institut dans ce domaine et plus spécifiquement sur les instruments européens et internationaux (appels à projets mis en place par le PRE et le PRI dans le cadre du plan stratégique 2021-2025 (Tremplins Internationaux et Projets de Recherche Internationaux (IRP) ; suivi et évaluation des autres instruments européens et internationaux en tant que de besoin ; appui à l’organisation des Programmes de Coordination Thématique (PCT)). 

 

Activités

principales

Au sein du DPRE, Placé(e) sous l’autorité conjointe du Responsable du Pôle Relations Européennes et du Responsable du Pôle Relations Internationales de l’Inserm, le/la assistant(e) appuiera les chargés de mission en charge des appels à projets et instruments internationaux :

Apporter son appui sur les appels à projets européens et internationaux et contribuer à leur évolution dans le cadre du Plan Stratégique 2021-2025 (Tremplins Internationaux, IRP) et aux modifications des modalités de sélection des projets en lien avec le Département de l’Evaluation et de Suivi des Projets (DESP), le Département des Systèmes Informatiques (DSI) et les Instituts Thématiques par exemple :

·          Faire évoluer les outils de dépôt et d’évaluation (notamment plateforme informatique et outils de gestion)

·          Apporter un soutien à la sélection des projets : vérification de l’éligibilité, suivi de la procédure d’évaluation (mailings, relance, mise à jour des tableaux) …

 

Apporter un appui au conventionnement, à la gestion administrative, au suivi budgétaire et à l’évaluation des projets financés (LEA/LIA et IRP) en étant notamment à l’interface avec les services administratifs et, le cas échéant, les chercheurs français et les partenaires :

·          Suivre le calendrier défini pour le lancement, le suivi et l’évaluation des projets (envoi et suivi des conventions, versement des financements, envoi et suivi des rapports d’avancement des projets…) 

·          Mettre en place les outils de classement et de suivi des projets 

 

Gérer administrativement et appuyer l’animation des PCT de l’Inserm dans un deuxième temps :

·          Assurer le suivi administratif et budgétaire

·          Appuyer l’organisation des séminaires et autres réunions (logistique)

·          Le cas échéant, organiser les missions et déplacements

 

Spécificité(s) et environnement du poste

·           Liaison étroite avec les chargés de mission en charge des instruments européens et internationaux et les responsables des Pôles RI et RE ;

·          Travail en équipe et en collaboration avec l'ensemble des chargés de mission, des assistants et des membres du pôle et du Département ;

·          Interactions régulières avec les autres départements fonctionnels du siège, les ITMOs et le secrétariat de la Direction générale;

·          Relations avec la communauté scientifique française et étrangère.

 

Poste ouvert aux candidats

- Agents fonctionnaires de l’Inserm par voie de mobilité interne

- Agents fonctionnaires non Inserm par voie de détachement

- Agents contractuels par voie de CDD (renouvelable)

 

 

Catégorie

A

 

Profil recherché

Connaissances

·          Connaissances de base de la gestion comptable et des règles administratives d'un EPST.

·          Connaissance des logiciels de bureautique courants (Excel, Word, Powerpoint).

·          Une connaissance du monde de la recherche et des laboratoires serait un plus.

 

Savoir-faire

·          Gestion de projet

·          Bonne maîtrise des techniques d’expression écrites et orales

·          Rédaction de courriers et notes

·          Organisation de réunions

·          Maîtrise de l’anglais écrit et oral obligatoire. La maîtrise d’une autre langue étrangère est un atout supplémentaire

 

Aptitudes

·          Rigueur et prise d’initiative

·          Force de proposition pour créer des outils

·          Capacité à définir des priorités

·          Capacité à tenir des délais

·          Savoir travailler dans un univers multi culturel

·          Travail en équipe

 

Expérience(s) souhaité(s)

·          Expérience en assistanat de gestion de projets (5 ans minimum)

 

Niveau de diplôme et formation(s)

·          Bac +2 Assistant de direction, Assistant de manager, Gestion des Entreprises et des Administrations ou Secrétariat et expérience sur une fonction similaire de préférence dans un environnement international

 

 

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

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