Gestionnaire Accueil & Logistique - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Le poste est à pourvoir au sein du Centre de recherche en biomédecine de Strasbourg (CRBS). Le CRBS regroupe 10 laboratoires scientifiques, au cœur de Strasbourg, sous l’égide de l’Inserm (Institut national de la santé et de la recherche médicale) et de l’université de Strasbourg. A vocation plurithématique (neurosciences, inflammation-immunité, biomatériaux, génétique médicale…), il accueille environ 300 personnes.
Pour répondre à des besoins collectifs, le CRBS dispose d’une unité mixte de service (UMS) qui regroupe un ensemble de services d’appui à la recherche (plateformes mutualisées et partagées). Le gestionnaire accueil & logistique est rattaché à la plateforme "technique".
Le poste
Le poste est à pourvoir dans le cadre d'un contrat de vacations à mi-temps pour une durée de 6 mois.
Jours travaillés : mercredi et jeudi toute la journée, vendredi matin ou après-midi en alternance.
Missions principales :
La gestionnaire d’accueil et de logistique :
- Constitue un relais entre les différents usagers du bâtiment, les accueille, les informe, les oriente, contrôle les accès et la circulation des personnes.
- Réceptionne et répartit le courrier et les livraisons des unités de recherche hébergées dans le bâtiment.
- Opère les attributions de contrôle d’accès et veille à la sécurité des locaux, des biens et des personnes (participe au suivi SSI).
- Veille au bon respect du règlement intérieur dans les espaces communs.
Activités principales :
- Accueillir, orienter, renseigner le public et les usagers, sur place ou par téléphone (gérer le standard téléphonique)
- Assurer un soutien aux usagers : réceptionner, suivre des livraisons fournisseurs (effectuer des opérations de manutention et de transport de colis de taille moyenne), remise de clés, de badges, de documents…
- Contrôler l’accès aux bâtiments et la circulation des personnes : gestion des autorisations d’accès au bâtiment et au parking via le service de Contrôle d’accès des personnes (CAP) et sur la base de données transmises par le service commun de gestion - Intervention ponctuelle dans CAP en cas de problème - Gestion des cartes visiteurs (CAP et formulaires) – Gestion des autorisations et du contrôle d’accès des horaires décalés.
- Réceptionner et envoyer le courrier, transmettre les messages écrits, oraux, téléphoniques.
- Gérer la préparation, l’ouverture et fermeture de l’auditorium lors de son occupation.
Activités associées :
- Appliquer et faire appliquer en situation de travail les règlementations et bonnes pratiques.
- Vérifier les opérations de nettoyage des surfaces.
- Assurer le lien avec les services techniques et signaler les dysfonctionnements des installations techniques.
- Suivre la prestation « petite restauration ».
- Participer en tant qu’exploitant du SSI, de guide d’évacuation et de sauveteur secouriste au travail à la sécurité du bâtiment et des personnes, prévenir les services compétents en cas d’incidents ou d’accidents.
- Assurer l’ouverture/fermeture du bâtiment en cas d’absence du personnel en charge.
Profil recherché
Connaissances :
- Connaissance des techniques de gestion d’accueil, de logistique et de communication
- Connaissance avancée de la structure et de l’organisation intérieure
- Connaissances matériel d’alarme et de surveillance
Savoir-faire :
- Maitrise des technologies de communication et des logiciels spécifiques à l’activité.
- Faire appliquer les consignes
- Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure
Aptitudes :
- Savoir être aimable et serviable en toute circonstance et faire preuve de diplomatie
- Savoir adapter son comportement aux différents types de publics accueillis
- Savoir gérer son stress et réagir de façon adaptée aux situations imprévues
- Rigueur sur la confidentialité des informations et des données
- Capacité d’écoute et de dialogue avec les différents intervenants
- Maitrise de soi
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation
Compétences recherchées
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile