Gestionnaire administratif (Siège) - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 11 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Structure :
Le Département des Affaires Financières (DAF) vient en soutien de la stratégie scientifique portée par la Direction Générale ; il définit, pilote et met en œuvre la politique de financement de la recherche.
Le poste
Mission principale :
Au sein de la Cellule Tiers du Département des Affaires financières de l’Inserm, vous êtes en charge de la création/modification des fournisseurs et clients (Tiers) de l’Etablissement au niveau national, ainsi que de leurs coordonnées bancaires, dans l’outil de gestion financière et comptable de l’Inserm (SIFAC+).
Ce fichier national regroupe les fournisseurs et les clients français, européens et internationaux. Sa tenue conditionne la bonne exécution des dépenses et des recettes de l’Etablissement.
Vous réalisez votre activité en étroite relation avec les services financiers des Délégations Régionales et du Siège.
Activités principales :
· Réceptionner les documents ou demandes à traiter par courrier électronique,
· Vérifier l’exactitude et la conformité des informations reçues, notamment la raison sociale, le numéro d’identification du tiers, son adresse, ses caractéristiques et ses coordonnées bancaires,
· Archivage dématérialisé des documents reçus après leur validation,
· Enregistrement des données alphanumériques des tiers dans SIFAC+,
· Notifier les demandeurs par courrier électronique après traitement,
· Transmission à la demande des pièces archivées pour contrôle à postériori.
Spécificité(s) et environnement du poste :
Pas de contrainte particulière
Profil recherché
Connaissances :
· Bonne connaissance des logiciels bureautiques courants,
· La connaissance de SIFAC serait un plus,
· La connaissance des différents types de sociétés et de leurs droits associés serait un plus.
Savoir-faire :
· Excellentes capacités de concentration et d’organisation,
· Appliquer des procédures avec rigueur, et méthode,
· Respect des impératifs de production, comme les délais et le nombre,
· Respect de la confidentialité des données traitées,
· Recherche des consignes à suivre,
· Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, messagerie, internet).
Aptitudes :
· Capacités d’adaptation aux évolutions,
· Capacité à travailler en équipe,
· Réactivité,
· Capacité à faire preuve d’autonomie,
· Capacité à procéder à l’enregistrement, l'indexation, au classement et à l'archivage dématérialisé des documents.
Expérience(s) souhaité(s) :
· Expérience en gestion des administrations et assistanat.
Niveau de diplôme et formation(s) :
Bac à bac +2 en gestion des entreprises et des administrations.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile