Assistant administratif et financier (Siège) - H/F
L'entreprise
Structure :
L’Institut thématique Technologies pour la santé (TS) coordonne les recherches dans le domaine des technologies indispensables au progrès biomédical sur les plans fondamental et clinique. Il s’inscrit dans une perspective transdisciplinaire, reliant en amont des chercheurs et ingénieurs, et en aval des médecins et des industriels. Parmi ces domaines d’action : l’imagerie, les technologies associées au développement des médicaments, les biotechnologies et la bio-ingénierie,...
Le Réseau des Intégrateurs Biothérapies/Bioproduction (RIBB) est un programme de 5 millions d’euros sur 5 ans, piloté par l’Inserm. Il a pour objectifs de coordonner, d’animer et d’assister les 8 intégrateurs du domaine des biothérapies et de la bioproduction, labelisés dans le cadre de la stratégie d’accélération « biothérapies et bioproduction de thérapies innovantes » (SABB) pour qu’ils puissent répondre à leurs missions de plateforme technologique pour le compte de partenaires académiques ou industriels, et faciliter l’industrialisation de leurs technologies/produits.
Le plan France médecine génomique (PFMG) est un plan national piloté par l’Inserm visant à introduire la médecine génomique dans le parcours de soins des patients atteints de maladies rares et de cancers, en articulation étroite entre le soin et la recherche. Grâce au séquençage de leur génome, les patients peuvent bénéficier d’une prise en charge diagnostique et thérapeutique plus personnalisée
Le poste
Mission principale :
Au sein de l’Institut Thématique Technologies pour la Santé, la personne recrutée aura pour mission d’assurer le secrétariat classique et exécuter, de manière autonome, des actes de gestion et des actes administratifs courants et leur suivi pour le compte de deux programmes : Le Réseau des Intégrateurs (RIBB) et le Plan France Médecine Génomique (PFMG).
Vous serez l’interface de ces deux programmes de l’Institut Thématique Technologies pour la Santé et de la coordination de l’Institut (notamment la responsable des assistantes et la direction).
Vous assisterez les cheffes de projet et la direction des programmes RIBB et PFMG dans les missions de secrétariat, de gestion administrative, et de gestion financière en lien avec la personne en charge de la gestion des programmes RIBB/PFMG au Pôle Finance.
Activités principales :
Gestion Financière
· Assurer l’interface administrative avec le service financier de l’Inserm, en interaction forte avec la gestionnaire des programmes, et les fournisseurs ;
· Appliquer les règles et procédures financières et budgétaires de l’Inserm en respectant la politique d’achat et les diverses procédures. Notamment, en lien avec les cheffes de projet, rédiger des cahiers des charges et demander des devis.
· Procéder aux opérations d’engagement des commandes via SIFAC (Inserm); suivre et valider les réceptions, suivre le paiement des factures
· Assurer la gestion et le suivi budgétaire des programmes RIBB et PFMG ; rapporter à la coordinatrice des assistantes de l’Institut Thématique
· Participer au montage budgétaire des programmes RIBB et PFMG ; Classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières et comptables
· Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.
Gestion Administrative
· Organiser et gérer les déplacements des personnels des programmes RIBB et PFMG de l’IT et des invités: réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais : préparer et assurer le suivi des missions ainsi que les états de frais via les outils de gestion financière de l’Inserm ;
· Organiser des rendez-vous ou des réunions, gérer les agendas
· Concevoir des tableaux de bord
· Assister les cheffes de projets des programmes RIBB et PFMG dans le suivi opérationnel des programmes
· Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
· Contribuer à la rédaction de bilans et de rapports à la demande du RIBB et PFMG
· Aider à la mise en place de colloques ou d’évenements.
· Assurer le suivi administratif des actions du réseau auprès des intégrateurs biothérapies-bioproduction.
Profil recherché
Connaissances :
· Techniques de secrétariat;
· Connaissances budgétaires générales ;
· Techniques de communication ;
· La maîtrise de la langue anglaise;
· Procédures administratives, financières et budgétaires.
Savoir-faire :
· Maîtriser les techniques de secrétariat,
· Maitriser les logiciels Word,Excel et Powerpoint, messagerie interne et internet ;
· Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire ;
· Sens de l’organisation et de la rigueur administrative ;
· Savoir planifier et hiérarchiser les tâches selon les contraintes et les échéances ;
· Connaître et savoir utiliser les outils informatiques de gestion financière et budgétaire; Savoir communiquer avec les services internes et externes à l’établissement ; Savoir rendre compte de son activité.
Aptitudes :
· Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe ;
· Disponibilité, réactivité et polyvalence ;
· Capacités d’adaptation, dynamisme, rigueur ;
· Discrétion, respect de la confidentialité.
Expérience(s) souhaité(s) :
· Expérience dans un poste similaire d’assistant/e en gestion administrative et financière.
Niveau de diplôme et formation(s) :
Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, gestion financière, assistant de direction, assistant de manager.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile