Assistant(e) administratif(ve) et logistique (H/F) - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Le poste
En relation avec le Responsable logistique et le data-manager, vous planifiez et coordonnez les transports d’échantillons biologiques d’une centaine de laboratoires en France et 15 à l’international, vers le laboratoire centralisateur situé à Bordeaux. Vous êtes l’interlocuteur privilégié des laboratoires et du transporteur. Vous avez en charge le suivi de la bonne exécution de ces transferts et devez gérer les éventuelles situations de transports retardés ou non enlevés. Vous êtes également en charge de vérifier la bonne compréhension des procédures de saisie des échantillons et de transport par les laboratoires expéditeurs. Vous serez formé à l’utilisation de notre logiciel central (LIMS) permettant de suivre en temps réel la saisie des échantillons par les laboratoires expéditeurs, les transports d’échantillons et les stocks de matériels des laboratoires locaux. Vous devrez accompagner les laboratoires dans l’utilisation de cette plateforme informatique et l’exécution de nos procédures.
Ce poste exige de bonnes capacités de communication et d’adaptation, ainsi que dynamisme, rigueur, organisation et sens du travail en équipe. Une aisance informatique est impérative pour prendre en main rapidement notre logiciel central de gestion des saisies des échantillons par les laboratoires et de suivis des transports et du stock. Aucun contact avec les échantillons n’est à prévoir.
Activité principale
· Secrétariat : appels téléphoniques, mailings.
· Programmation des transports avec les laboratoires expéditeurs/transporteur via une plateforme spécialisée.
· Veillez au respect de la réglementation des transports d’échantillons biologiques à laquelle vous serez formé
· Vérification/validation des factures du transporteur
· Suivi et remontée (au transporteur et aux équipes) des dysfonctionnements lors des transports de prélèvements
· Création et mise à jour régulière des tableaux de bords de suivi de l’activité et des indicateurs qualité.
· Mise à jour de l’annuaire laboratoire
· Informer et accompagner les laboratoires dans l’utilisation du logiciel et la compréhension des procédures.
Spécificité(s) et environnement du poste
La personne recrutée sera rattachée au pôle Biobanque, sous la supervision du coordonnateur de l’activité. Dans le cadre des projets auxquels elle participera, la personne travaillera en interaction avec les personnes des autres pôles (achat, assurance qualité) du SC10-US19.
Profil recherché
Connaissances
· Maîtrise des outils et techniques de secrétariat, de bureautique (Word, Excel, messagerie)
· Aisance informatique
· Anglais niveau B1-B2 minimum (CECRL).
Savoir-faire
· Sens relationnel et travail en équipe
· Aisance rédactionnelle et téléphonique
Aptitudes
· Sens de l’organisation, rigueur et respect des délais
· Capacité d'écoute, de communication et de pédagogie
Niveau de diplôme et formation(s)
· Titre, diplôme classé au moins au niveau 5 exigé ou qualification professionnelle jugée équivalente
· Formation dans le domaine du secrétariat, de la bureautique, logistique, biologie ou équivalent.
Compétences recherchées
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile