Office Manager bilingue - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Structure :
L'Inserm s’appuie sur 9 Instituts Thématiques dont la mission est de décliner thématiquement la politique institutionnelle de l’organisme.
L’Institut thématique Génétique, génomique et bioinformatique couvre la génétique et la génomique de tous les organismes vivants, depuis les virus, les microorganismes, les plantes jusqu’à l’homme. La comparaison des génomes est centrale pour comprendre les liens complexes entre génotype et phénotype, pour appréhender à l’échelle moléculaire les processus en jeu dans l’évolution et la biodiversité. Les perspectives cognitives et appliquées sont immenses. La coordination et l’implémentation de la recherche sur les maladies rares et l’un des sujets de prédilection de notre Institut auquel appartient l’équipe de la coordination du partenariat Européen sur les maladies rares « European Rare Diseases Research Alliance (ERDERA) » :
https://www.ejprarediseases.org/erdera/
Le poste
Mission principale :
Dans le cadre de l’exécution et du suivi programme européen « European Rare Diseases Research Alliance (ERDERA) » (lien), financé via « Horizon Europe » HORIZONHLTH-2023-DISEASE-07 en tant que COFUND Action, l’Inserm recrute un office manager pour la coordination et la supervision du bureau de l’équipe d’ERDERA en gérant toute la gestion administrative en liaison avec les différents services. Sa mission sera exécutée au sein de l’équipe de coordination de ERDERA. La personne recrutée :
o assiste l’adjointe à la direction de l’Institut Thématique Génétique, Génomique et Bioinformatique déléguée à la coordination d’ERDERA
o est responsable de la communication interne et externe en gérant les flux d’informations entre l’équipe de la coordination et les différents services
o contribue à la préparation du reporting annuel d’Inserm,
o est responsable de la gestion des services généraux du bureau,
o est responsable du suivi des budgets d’équipe d’ERDERA,
o assure la prise en charge des appels téléphoniques,
o est responsable de l’organisation des réunions et des différents événements internes,
o accompagne l’organisation de manifestation événementielles
Activités principales:
Assistanat à la direction et l’équipe :
• Support à l’organisation de l’agenda de l’adjointe à la direction déléguée à la coordination d’ERDERA
• Organisation et suivi des déplacements professionnels du responsable et des membres d’équipe (réservation des billets d’avion/train, de taxis, d’hôtels, de restaurants, obtention des visas si nécessaire, établissement des ordres de mission, suivi des remboursements des états de frais.
• Mise en place des procédures et du support pour améliorer l’efficacité des processus de la gestion du bureau et d’accompagnement de la direction et de l’équipe
Gestion des services et prestataires (Office Management) :
• Gestion et suivi des prestataires de service des locaux (ménage, courrier, eau etc.)
• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
• Gestion et suivi des commandes et contrats de l’équipe et des prestations externes (Contract management)
• Création des demandes et des commandes d’achats et réception des commandes en lien avec la comptabilité
• Superviser les éléments de facturation, la vérification des encaissements et remboursements du système de gestion, le suivi de gestion
• Classer et archiver des documents
• Accueil physique et téléphonique en anglais et en français les interlocuteurs externes
Organisation des évènements (Event and Travel Organisation) :
• Préparer et organiser des réunions (convocation, réservation des salles, réservation des billets d’avion/train des invités, commande de plateaux-repas, …)
• Organiser et suivre les déplacements professionnels du responsable et des membres d’équipe en Europe (réservation des billets d’avion/train, de taxis, d’hôtels, de restaurants, obtention des visas si nécessaire, établissement des ordres de mission, suivi des remboursements des états de frais.
• Assister (si besoin) à l’organisation des réunions des partenaires du ERDERA
• Participation à l’organisation des événements et congrès sur le national et international (préparation des badges, accueil des participants, aide au besoin d’informations, gestion de la logistique durant l’évènement…)
Gestion budget et RH :
• Assurer un rôle d’alerte sur le suivi des recettes et dépenses vis-à-vis de l’associé/membre d’équipe.
• Suivi des tableaux de bords des dépenses et des recettes
• Suivi interne des contrats des membres de l’équipe (interface avec la DRH pour les recrutements, reconductions, etc.)
• Assister le Responsable Administrative et Financière d’ERDERA
• Accueil et processus de onboarding des nouveaux arrivants.
Spécificité(s) et environnement du poste
• Environnement anglais, bonne maitrise d’anglais (orale et écrite) exigé
• Nombreuses interactions :
En interne :
· Travaille sous la responsabilité de l’adjointe à la direction IT GGB déléguée à la coordination du programme ERDERA et la supervision du Responsable Administratif et Financier du programme ERDERA
· En tant que membre de l’équipe ERDERA, avec la Direction de l’Institut thématique GGB et les membres de l’équipe
· Avec le siège et la(les) délégations de l’INSERM : fonctions support et gestion des dépenses etc. (Finances, RH, Affaires juridiques, etc.)
En externe : avec les partenaires du programme ERDERA
Profil recherché
Connaissances :
• Connaissances approfondies des procédures administratives
• Connaissance des techniques de gestion
• Connaissance de l’environnement bureautique et maitrise des logiciels bureautiques et budgétaires
• Maitrise de l’anglais tant à l’écrit qu‘à l’oral
• Connaissance budgétaire et comptable des finances publiques
• Connaissances de système de management de projet à distance (e.g. MS Teams, Slack, etc.)
Savoir-faire :
• Savoir organiser et planifier ses activités
• Savoir s’exprimer oralement et rédiger à l’écrit avec l’aisance
• Maitriser les techniques de restitution et de transmission d’information écrite ou orale
• Proposer des modes d’organisation, de fonctionnement, de simplification de classement
• Analyser les données
• Appliquer les règles financières selon la réglementation en vigueur
• Assurer le suivi des dépenses et recettes
• Capacité de démontrer le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation.
Aptitudes :
• Avoir le sens des priorités
• Sens de la diplomatie et un excellent relationnel
• Organisé(e), rigoureux(se) et dynamique
• Autonome et proactif(ve)
• Grand sens du service
• Goût du travail en équipe
Expériences souhaitées :
• Au moins 3 ans d’expérience en qualité d’Office Manager ou similaire.
• Très bonne maitrise de l’anglais (oral et écrit).
• Connaissance du fonctionnement des institutions publiques
Niveau de diplôme et formations :
• Bac + 2 minimum
Pour en savoir + :
• Sur l'Inserm
• Sur la politique handicap : emploi.handicap@inserm.fr
• Sur l’engagement de l’Inserm en faveur de la parité et l'égalité professionnelle
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile