Assistant administratif - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Structure :
L’Inserm dispose de 9 instituts thématiques qui coordonnent et organisent la recherche autour de grands domaines scientifiques. Ils réalisent un état des lieux de chaque thématique, contribuent à animer la communauté scientifique, et définissent une stratégie et des grands objectifs.
L’Institut thématique Technologies pour la santé (TS) coordonne les recherches dans le domaine des technologies indispensables au progrès biomédical sur les plans fondamental et clinique. Il s’inscrit dans une perspective transdisciplinaire, reliant en amont des chercheurs et ingénieurs (mathématiques, physique, chimie, biologie, informatique, électronique, nanotechnologie), et en aval des médecins et des industriels. Parmi ces domaines d’action : l’imagerie, les technologies associées au développement des médicaments, les biotechnologies et la bio-ingénierie, la chirurgie et les autres techniques interventionnelles, les technologies associées à la santé numérique.
L’Institut thématique Biologie cellulaire, développement et évolution (BCDE) travaille sur l’organisation et le fonctionnement des cellules eucaryotes et de leur intégration dans un organisme. L’étude du développement des organismes pluricellulaires ne peut être déconnectée des connaissances des mécanismes cellulaires car la cellule est la structure de base de la morphogenèse du vivant et de l’organisation des tissus. Un des buts majeurs de l’Institut est de promouvoir une vision intégrée du fonctionnement des êtres vivants pluricellulaires et de favoriser les recherches pouvant amener à une étude des mécanismes du niveau des complexes moléculaires à l’organisme entier sans rupture d’observation. Cet enjeu est crucial pour la biologie du 21e siècle et aura pour conséquence, de révolutionner notre approche des systèmes vivants et de leur conception naturelle ou artificielle.
L’Institut thématique Bases moléculaires et structurales du vivant (BMSV) s’intéresse à l’étude des structures, des dynamiques, des interactions, des assemblages et des transformations des molécules des organismes vivants. La caractérisation structurale et fonctionnelle de molécules (individuelles ou organisées en complexe), tout comme la quantification, la modélisation et la prédiction des phénomènes biologiques exigent la conduite de recherches pluridisciplinaires associant biologie, physique, chimie, bio-informatique et mathématiques. Les enjeux sont autant scientifiques, médicaux que technologiques avec, par exemple, la mise au point de nouvelles méthodes d’imagerie moléculaire et subcellulaire.
Le poste
Mission principale
La personne recrutée assure le secrétariat classique et exécute, de manière autonome, des actes de gestion et des actes administratifs courants et leur suivi. Elle s’intègrera aux équipes des trois Instituts et participera à l’ensemble des missions des instituts incluant les services à la communauté.
Activités principales
Gestion Financière
- Assurer l’interface administrative avec le service financier de l’Inserm et les fournisseurs ;
- Appliquer les règles et procédures financières et budgétaires de l’Inserm en respectant la politique d’achat et les diverses procédures
- Procéder aux opérations d’engagement des commandes via SIFAC (Inserm) ; suivre et valider les réceptions
- Organiser et gérer les déplacements des personnels des instituts et des invités: réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais : préparer et assurer le suivi des missions ainsi que les états de frais via les outils de gestion financière de l’Inserm ;
- Assurer la gestion et le suivi budgétaire de la dotation ;
- Participer au montage budgétaire du service ; classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières et comptables
- Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.
Secrétariat et gestion Administrative
- Organiser des rendez-vous ou des réunions, gérer les agendas
- Traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser au sein du pôle et services concernés
- Concevoir des tableaux de bord
- Rédaction de courriers et notes et assurer le circuit de signature via l’outil eParapheur de l’Inserm ; mise en forme de documents et de présentations
- Aider à la constitution des dossiers des IT.
- Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
- Contribuer à la rédaction de bilans et rapports à la demande de l’Inserm
- Aider à la mise en place de colloques ou d’événements
Activités secondaires
- Contribuer à la gestion des sites web des Instituts thématiques
Spécificité(s) et environnement du poste
- Pas de contrainte particulière
Profil recherché
Connaissances
- Techniques de secrétariat ;
- Connaissances budgétaires générales ;
- Techniques de communication ;
- La maîtrise de la langue anglaise serait un plus apprécié ;
- Procédures administratives, financières et budgétaires de l’Inserm et circuits internes
Savoir-faire
- Maîtriser les techniques de secrétariat,
- Maitriser les logiciels Word, Excel et Powerpoint, messagerie interne et internet ;
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire ;
- Sens de l’organisation et de la rigueur administrative ;
- Savoir prioriser et gérer ;
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques de gestion financière et budgétaire SIFAC ;
- Savoir communiquer avec les services internes et externes à l’établissement ;
- Savoir rendre compte de son activité
Aptitudes
- Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe ;
- Disponibilité, réactivité et polyvalence ;
- Capacités d’adaptation, dynamisme, rigueur ;
- Discrétion, respect de la confidentialité
Expérience(s) souhaité(s)
- Expérience souhaitée : expérience similaire souhaitée
Niveau de diplôme et formation(s)
- Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, gestion financière, assistant de direction, assistant de manager
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile