Gestionnaire administratif et d’accueil - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Structure :
Le département système d’information (DSI) a pour missions de définir, mettre en œuvre et coordonner la politique en matière de système d’information.
Le poste
Mission principale
Le Président-Directeur Général de l’INSERM a impulsé une modernisation de la fonction SI pour en faire un véritable levier de développement de la recherche scientifique pour la santé, selon les orientations rappelées dans la lettre de mission adressée au directeur du DSI.
Afin de répondre efficacement à ces nouvelles orientations, le DSI a été repensé et une nouvelle organisation est mise en place.
Dans cette nouvelle organisation, le DSI se dote de 5 services, et d’une cellule sécurité. Les nouveaux services sont :
- Le service des affaires générales (SAG)
- Le service de cohérence du SI (SCSI)
- Le service solutions et développement des usages numériques (SSDUN)
- Le service d’appui aux délégations régionales et aux laboratoires (SADRL)
- Le service de la production infogérée (SPI)
Au sein du SAG, sous la responsabilité du Chef de Service, vous avez pour rôle :
- D’assurer l’accueil du Département de la future ZRR
- De gérer les aspects logistiques
- D’assurer l’assistance/secrétariat de la Direction du SAG
Activités principales
Accueil
- Assurer l’accueil physique des interlocuteurs internes et externes du DSI
- Assurer l’accueil téléphonique de la Direction de Service et de la Direction du DSI en relais avec l’assistante de Direction
Logistique
- Traiter le courrier entrant (ventilation dans les services) et sortant
- Gérer avec les services de l’ADS le port des plis, parapheurs et documents hors du DSI, la reproduction de documents
- Gérer les fournitures et le matériel : recensement des besoins, commande, réception, distribution, gestion des stocks, réceptionner le papier et alimenter les équipements d’impression
- Participer aux projets conduits par le service en lien avec l’ADS concernant l’organisation des espaces de travail (aménagement des locaux, mobiliers, …)
- Assurer du bon fonctionnement, de l’entretien et de la sécurité du bâtiment
- Veiller au respect de l’enveloppe budgétaire allouée
- Suivre les achats, commandes, factures, crédits
Secrétariat du SAG
- Réception, réorientation et distribution du courrier
- Mise en forme de documents
- Rédaction de notes simples, comptes-rendus de réunions, CR, etc.
- Appui logistique sur les projets du service
- Gestion des fournitures
- Conservation de la documentation, suivi du fond documentaire sur la GED, copie, archivage, classement
- Organisation de réunions
Suivi d’activité et qualité
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
- Consigner les procédures applicables dans son domaine
- Gérer les documents (enregistrement, conservation, …)
- Alimenter les tableaux de bord du domaine d'intervention et faire un suivi
- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
Spécificité(s) et environnement du poste
- Pas de contrainte particulière
Profil recherché
Connaissances
- Rédiger des courriers simples et des compte-rendus de manière autonome
- Créer et partager des outils de suivis (planning d'activités, tableaux de suivi, supports de réunion)
- Passer des commandes de fournitures et assurer le suivi
Savoir-faire
- Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Savoir constituer des dossiers
- Savoir gérer les stocks et suivi (fournitures, papier, …)
- Savoir organiser ses tâches en fonction des priorités
Aptitudes
- Qualités d’accueil et d’écoute
Expérience(s) souhaité(s)
- Expérience similaire confirmée
Niveau de diplôme et formation(s)
- Bac à Bac+2
Modalités de candidatures : ouvert uniquement aux fonctionnaires
Fonctionnaires Inserm
- Vous devez constituer un dossier en ligne via l'application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
- La connexion à Gaia se fait avec les identifiants de votre compte prenom.nom@inserm.fr
- Référence de l'offre : 146-715
Fonctionnaires non Inserm
- Vous devez créer un compte sur l’application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
- Précisez vos corps, grade, indice majoré et régime indemnitaire annuel brut
- Référence de l'offre : 146-715
Date limite de candidature : 06/02/2025
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
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Document(s) :
Candidature facile