secrétaire administratif - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Structure :
L’Administration du siège regroupe l’ensemble des pôles supports (Ressources Humaines, Finances, Informatique et Affaires Générales) dédiés au conseil et à l’accompagnement des Départements fonctionnels présents sur le site de Tolbiac et sur le site annexe de Biopark.
Le poste
Mission principale
Sous la responsabilité de l’Administratrice, la personne recrutée assure l’assistanat de direction de l’Administration du Siège.
Activités principales
- Réceptionner, prioriser, hiérarchiser, et transmettre les demandes et les informations ascendantes et descendantes
- Gérer les agendas de l’administrateur et des responsables de pôles
- Rédiger, mettre en forme et diffuser tout type de documents administratifs
- Mettre à jour des tableaux de bords et de suivi d’activité
- Effectuer l’accueil, renseigner et orienter les interlocuteurs
- Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus pour : les réunions de chefs de pôles, le comité des personnels du siège et le comité spécial hygiène et sécurité des conditions de travail
- Tenir la fonction d’assistante de la cellule de crise du siège
- Assurer le fonctionnement logistique du siège et gérer les badges d'accès, RIE et impression
- Effectuer et transmettre les dépenses mensuelles obligatoires en téléphonie, courrier et reprographie
- Gérer la procédure des bons de commande sur le logiciel de gestion financière jusqu’à l’établissement des états de frais
- Traiter et diffuser le courrier Arrivé-Départ
- Trier, classer, archiver
Spécificité(s) et environnement du poste
- Pas de contrainte particulière
Profil recherché
Connaissances
- Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé
- Procédures administratives
- Notions en finances publiques
Savoir-faire
- Maîtriser Word, Excel, Power Point et un logiciel de gestion financière (SIFAC)
- Maîtriser l’orthographe et les techniques rédactionnelles
- Adapter son discours à son interlocuteur
- Organiser des réunions et tenir des agendas
- Planifier un travail, prioriser et gérer les urgences
Aptitudes
- Rigueur, méthodologie et sens de l’organisation
- Autonomie, adaptabilité, réactivité et disponibilité
- Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles
- Sens du dialogue et de la communication
- Esprit de synthèse
- Discrétion professionnelle
Expérience(s) souhaité(s)
- Expérience indispensable dans l’assistanat de direction
Niveau de diplôme et formation(s)
- Bac à Bac+2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistante de manager ou licence professionnelle en management des organisations
Modalités de candidatures : ouvert uniquement aux fonctionnaires
Fonctionnaires Inserm
- Vous devez constituer un dossier en ligne via l'application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
- La connexion à Gaia se fait avec les identifiants de votre compte prenom.nom@inserm.fr
- Référence de l'offre :
Fonctionnaires non Inserm
- Vous devez créer un compte sur l’application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
- Précisez vos corps, grade, indice majoré et régime indemnitaire annuel brut
- Référence de l'offre :
Date limite de candidature : 06/02/2025
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
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Document(s) :
Candidature facile