Gestionnaire de documentation GED - H/F

L'entreprise

Le Département des Partenariats et des Relations Extérieures (DPRE) de l'Inserm est organisé en 3 pôles :

  • Pôle Partenariats et Politique de Site
  • Pôle Relations Européennes
  • Pôle Relations Internationales

Le DPRE a pour mission principale de contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la politique de coopération de l’Inserm avec l’ensemble des partenaires qui participent au développement de la recherche. Cette activité s’exerce en collaboration avec les départements compétents de l’Inserm, son agence ANRS-Maladies infectieuses émergentes et Inserm Transfert SA, en interaction étroite avec les instituts thématiques.

Le poste

Mission principale 

La préparation des rendez-vous de la direction générale de l’Inserm avec ses principaux partenaires académiques nécessite d’avoir une vision actualisée précise des interactions partenariales et des différents engagements de l’Inserm sur un site. Ainsi, la principale mission de la personne recrutée sera d’optimiser l’utilisation des outils de suivi existants (tableaux et fonds documentaire), d’extraire les données et de les organiser en fonction de la demande.

Mission secondaire

Une fois par an, lors de la production du rapport annuel et de la mise à jour des pages internet la personne recrutée collectera et structurera les chiffres clés de l’activité du département. Ponctuellement, elle préparera les données quantitatives en réponse aux audits.

  • Gestion et Conception et optimisation des tableaux de suivi existants ;
  • Mise à jour et enrichissement des tableaux de suivi avec des données quantitatives et qualitatives ;
  • Extraction et organisation à la demande des données suivies
  • Mise à jour, en lien avec les chercheurs, des données sur leurs coopérations internationales ;
  • Gestion et extraction de bases de données bibliométriques sur les collaborations scientifiques internationales (Scimago, Web of Science…) ;
  • Garantie de la cohérence et de la précision des données saisies et extraites ;

Activités principales
Conception, alimentation et extraction de fonds documentaires et des tableaux de suivi :

  • Soutenir la mise en place et à l’actualisation d'outils qualitatifs de suivi des objets France 2030 (IHU, PUI et Bioclusters) ;
  • Maintenir, organiser, optimiser et extraire les données traitées par le DPRE
  • Assister les chargés de mission dans la constitution de leurs dossiers à partir de l’extraction des données
  •  Organiser, classer des documents en s’appuyant sur le système de Gestion Électronique de Documents (GED) et, de façon transverse, sur le forum documentaire du Département ;
  • Proposer un système qualitatif de nommage des documents et de renseignement des métadonnées
  • Participer aux groupes de travail, aux tests pilotés par la DSI sur la mise en place des GED transverse (tests, migration de données).

Suivi des activités :

  • Intégrer les nouvelles données dans les tableaux de suivi et vérifier leur exactitude ;
  • Produire des rapports et extractions réguliers et à la demande, basés sur les tableaux de suivi et les bases de données (bibliographiques notamment) ;
  • Analyser les écarts et proposer des ajustements pour améliorer la précision des données.

Communication et Mise à Jour Web :

  • Mettre à jour, en lien avec le Département de l’Information et de la Communication, les sections pertinentes des pages web en fonction des données les plus récentes ;
  • Assurer une communication fluide des chiffres clés aux équipes concernées.

Spécificité(s) et environnement du poste

 Pas de contrainte particulière 

Profil recherché

Connaissances :

  • Bureautique
  • Excel et logiciels de base de données
  • Logiciels de gestion documentaires (GED)

 

Savoir-faire :

  • Gérer des bases documentaires

 

Aptitudes :

  • Travail en équipe
  • Rigueur, précision
  • Réactivité 

 

Expérience(s) souhaité(s) :

  • Au moins une expérience en gestion documentaire

 

Niveau de diplôme et formation(s) :

  • Bac +2  Documentaliste

Modalités de candidatures : ouvert uniquement aux fonctionnaires 

Fonctionnaires Inserm 

Fonctionnaires non Inserm

  • Vous devez créer un compte sur l’application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
  • Précisez vos corps, grade, indice majoré et régime indemnitaire annuel brut
  • Référence de l'offre : 146-506

Date limite de candidature : 06/02/2025 

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

Candidature facile