Assistant administratif - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Structure :
L’institut thématique Inserm « Neurosciences, Sciences Cognitives, Neurologie, Psychiatrie » regroupe un vaste champ de recherche qui porte sur l’organisation et le fonctionnement du système nerveux tout au long de la vie des organismes.
La mission de l’institut est de favoriser, soutenir et renforcer les recherches dans le domaine des neurosciences par l’accroissement des connaissances sur le fonctionnement du système nerveux, sur les déficits, les troubles et les maladies qui l’affectent, de favoriser la mise au point de nouveaux traitements et d’aider au développement d’approches méthodologiques et de technologies innovantes.
Dans le cadre de la Stratégie nationale pour l’autisme au sein des troubles du neurodéveloppement, et sous la tutelle de l’Inserm (qui agit en tant qu’organisme gestionnaire), du CNRS, du CEA et de l’Inrae, le GIS Autisme et TND constitue un réseau de recherche transdisciplinaire fédérant plus de 130 équipes labellisées sur l’ensemble du territoire national. Créé en 2019, ce réseau intègre les acteurs de terrain, les personnes concernées et les familles. Il est largement connecté au niveau international par le biais de collaborations impliquant plus de 450 équipes à travers le monde.
Le poste
Mission principale :
Vous coordonnez et/ou réalisez des actes administratifs afférents à la gestion du GIS Autisme et TND. Vous assistez ses membres dans leurs activités, apportez un soutien pour l’organisation des évènements scientifiques, ainsi pour les actions de communication du GIS. Vous êtes placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l’IT Neurosciences, Sciences, sciences cognitives, neurologie et psychiatrie et sous l’autorité fonctionnelle du chef de projet du GIS.
Activités principales :
- Assister les acteurs du GIS Autisme et TND (agenda, gestion des courriers et information, rédaction et mise en forme et suivi de courriers, de documents administratifs, compte rendu, présentation et autres supports de communication scientifique) ;
- Assurer l’accueil téléphonique, et la réception des demandes extérieures à transmettre ;
- Organiser et préparer les réunions périodiques (réservation salle, conférences téléphoniques et visioconférences, convocations, assurer l’accueil et le suivi des actions qui découlent de ces réunions) ;
- Gérer les missions et les déplacements professionnels des acteurs du GIS Autisme et TND, des invités (experts, collaborateurs, conférenciers…) : réservations billets de transport et hôtels, éditer les bons de commande et frais de missions sur progiciel de gestion financière ;
- Assurer l’organisation logistique, le suivi des évènements tels que : Ateliers, Colloques, Séminaires /Ecoles (certains plus de 200 personnes) et l’accueil. Éditer les bons de commande sur progiciel de gestion financière ;
- Assurer le suivi du budget (commandes, facturations, crédits et remboursement) ;
- Vérifier l’état des dépenses et équilibre budgétaire en temps réel ;
- Assurer le lien avec les pôles de l’administration du siège pour le fonctionnement logistique et matériel.
Activités associées :
- Assister le chef de projet dans le cadre d’actions de communications (newsletter, organisation de stands lors de congrès scientifiques…) et mettre à jour et enrichir le contenu du site internet (en cas de besoin) ;
- Mettre en place des procédures administratives internes ;
- Mettre à jour les différents documents de travail (listes, tableaux de bord) ;
- Assurer la continuité de service d’autres ITMO ;
- Effectuer le classement et l’archivage.
Profil recherché
Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, les logiciels bureautiques et de publication assistée par ordinateur (Pack-Office, Adobe, Photoshop et InDesign), les outils informatiques (internet, …) et de communication (si possible Sendiblue, les agrégateurs de flux) ;
- Maîtrise de logiciel financier et comptables (Safir), Notions de base en finances publiques ;
- Maîtrise l’anglais ;
- Connaissance de la fonction publique (EPST) et du monde de la recherche.
Savoir-faire :
- Accueil téléphonique et accueil physique français et anglais ;
- Organisation, planification et priorisation de ses activités ;
- Restitution des informations orales et écrites ;
- Rédaction tous types de documents en français et en anglais ;
- Organisation des données, partage classification, archivage ;
- Gestion d’un budget, suivi des dépenses et crédits.
Aptitudes :
- Organisation, rigueur et dynamisme ;
- Autonomie et réactivité ;
- Esprit de synthèse ;
- Goût du travail en équipe ;
- Discrétion professionnelle.
Expérience(s) souhaité(s) :
- Expérience en gestion des administrations et assistanat de direction ;
- Expérience dans l’organisation d’évènements (colloques, salons…) serait appréciée ;
- Expérience dans la fonction publique.
Niveau de diplôme et formation(s) :
- Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile