Assistant administratif – PEPR PROPSY - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Structure :
L’Institut Thématique Neurosciences, Sciences cognitives, Neurologie, Psychiatrie (NNP) est un interlocuteur privilégié pour les équipes de recherches en neurosciences, mais également pour les associations de patients et autres acteurs de la recherche.
Le PEPR PROPSY est un projet majeur de l’IT NNP, piloté par l’Inserm et le CNRS en lien étroit avec la fondation Fondamental, il réunit un consortium d’établissements d’enseignement supérieur et de CHUs. Il regroupe 13 projets ciblés, 1 projet de gouvernance et opérera conjointement avec l’ANR 4 APP/AMI. Le budget total alloué au PEPR PROPSY par France 2030 est 80 M° d’euros.
Le poste
Mission principale :
La personne recrutée coordonnera et réalisera des actes administratifs afférents à la gestion du PEPR PROPSY. Elle assistera l’équipe dans ses activités. Elle sera notamment amenée à apporter un soutien pour l’organisation des évènements scientifiques, ainsi que pour les actions de communication du PEPR. Elle sera placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l’IT Neurosciences, Sciences, sciences cognitives, neurologie et psychiatrie et sous l’autorité fonctionnelle de la cheffe de programme du PEPR PROPSY.
Activités principales :
- Assister l’équipe PROPSY : agenda, gestion des courriers et information, rédaction et mise en forme et suivi de courriers, de documents administratifs, compte rendu, présentation et autres supports de communication scientifique
- Accueil téléphonique, et réception des demandes extérieures à transmettre
- Organiser et préparer les réunions périodiques : réservation salle, conférences téléphoniques et visioconférences, convocations, assurer l’accueil et le suivi des actions qui découlent de ces réunions
- Gérer les missions et les déplacements professionnels de l’équipe PROPSY, des invités (experts, collaborateurs, conférenciers…) : réservations billets de transport et hôtels, éditer les bons de commande et frais de missions sur progiciel de gestion financière
- Assurer l’organisation logistique, le suivi des évènements tels que Ateliers, Colloques, Séminaires /Ecoles (certains plus de 200 personnes) et l’accueil. Éditer les bons de commande correspondants sur progiciel de gestion financière.
- Assurer le suivi du budget, commandes, facturations, crédits et remboursement. Vérification de l’état des dépenses et équilibre budgétaire en temps réel.
- Assurer le lien avec les pôles de l’administration du siège pour le fonctionnement logistique et matériel.
- Assister l’équipe PROPSY dans le cadre d’actions de communications (newsletter, organisation de stands lors de congrès scientifiques…)
- Mettre à jour et enrichir le contenu du site internet en cas de besoin
- Mettre en place des procédures administratives internes
- Mettre à jour les différents documents de travail (listes, tableaux de bord)
Profil recherché
Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, les logiciels bureautiques et de publication assistée par ordinateur (Pack-Office, Adobe, Photoshop et InDesign), les outils informatiques (internet, …) et de communication (si possible Sendiblue, les agrégateurs de flux)
- Maîtrise de logiciel financier et comptables de la structure, en particulier le progiciel de gestion Safir (IP/ PO, Missions) ou SIFAC
- Bonnes notions en finances publiques
- Maîtrise l’anglais
- Connaissance de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs
Savoir-faire :
- Accueil téléphonique et accueil physique français et anglais
- Organisation et planification, priorisation de ses activités
- Restitution des informations orales et écrites pour transmission
- Rédaction tous types de documents, expression écrite et mise en forme
- Organisation des données, partage classification, archivage
- Gestion d’un budget, suivi des dépenses et crédits
Aptitudes :
- Organisé, rigoureux et dynamique
- Autonome et réactif
- Esprit de synthèse
- Goût du travail en équipe
- Discrétion professionnelle
Expérience(s) souhaité(s) :
- Expérience en gestion des administrations et assistanat de direction
- Une expérience dans l’organisation d’évènements (colloques, salons…) serait appréciée
Niveau de diplôme et formation(s)
- Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile