Assistant administratif - Département Recherche Fondamentale - H/F
L'entreprise
L’ANRS | Maladies infectieuses émergentes (ANRS MIE) est, depuis le 1er janvier 2021, une agence autonome de l’Inserm, sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation et du ministère des Solidarités et de la Santé, résultant du rapprochement de l’ANRS (Agence nationale de recherches sur le sida) et du consortium REACTing. L’agence a pour mission d’animer, de coordonner et d’évaluer puis financer la recherche sur les maladies infectieuses suivantes : le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (telles que les infections respiratoires émergentes, incluant la Covid-19, les fièvres hémorragiques virales, ou encore les arboviroses…). Au travers d’une approche One Health, qui intègre santé humaine, animale et environnementale, l’agence anticipe les enjeux scientifiques liés aux maladies émergentes afin de construire une réponse actionnable en cas de crise épidémique ou pandémique.
Structure :
Au sein de l'ANRS MIE, le département de recherche fondamentale soutient la recherche fondamentale sur les différents pathogènes infectieux et maladies associées, au travers d’Appels à projets (AAPs), d’actions d’animation et de coordination scientifiques.
Il promeut le développement de projets de recherche translationnelle,
(i) pour assurer le continuum de la recherche fondamentale à la recherche clinique, et
(ii) adresser de nouvelles questions de recherche issues de l’observation clinique.
En collaboration étroite avec les scientifiques et cliniciens, il vient en appui au directeur de l’Agence pour la définition des orientations scientifiques prioritaires. L’ensemble de ses missions s’articule avec les autres départements de l’Agence : innovation, recherche clinique, santé publique / sciences de l’homme et de la société, soutiens structurants à la recherche, stratégies et partenariats, communication.
Le poste
Mission principale :
Sous la responsabilité de son responsable, vous devrez coordonner les activités de gestion du département sur le plan administratif et logistique et en assurer le secrétariat.
Activités principales :
Suivi administratif des Appels à Projets (AAPs)
- Gérer la réception et le suivi administratif du portefeuille de projets du département : Extraction des BDDs, circuit de signatures, courrier de notification, mise à jour dans la base, de données source, etc.
Soutien logistique et Admin pour l’évaluation et l’animation scientifiques
Organiser les réunions d'évaluation de projets et d'animation scientifique :
- Soutien administratif et logistique aux membres experts des Comités Scientifiques Sectoriels CSS rattachés au département (CSS11 & CSS12)
- Communication (large Mailing) auprès de la communauté scientifique
- Organisation des déplacements et missions : réservations d’hôtels et voyages
- Gestion des missions, bons de commandes, notes de frais, fiches d'honoraires experts
- Préparation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, commandes de plateaux repas, liste des participants, accueil des invités)
Assurer le secrétariat du département
- Gestion d’agenda et organisation RDV, déplacements /missions des agents
- Rédaction et gestion du courrier
- Organiser et preparer les réunion hebdomadaires (ODJ, lien teams, bref résumé)
- Mise en forme et diffusion de documents ou supports de réunion, comptes rendus
- Gérer la documentation et l’archivage
- Préparer et suivre le budget de la structure et/ou des projets
- Gestion du budget du département et des missions du personnel, commandes de matériel et réception
- Clôture et reporting budgétaire en fin d’année
Spécificités et environnement du poste :
- Adaptabilité aux situations et aux interlocuteurs
- Sens relationnel indispensable du fait de la multiplicité des interlocuteurs : interactions avec l’ensemble des départements de l’ANRS MIE, services centraux de l'Inserm, la Direction, les chercheurs et investigateurs, fournisseurs etc.
Profil recherché
Connaissances :
- Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciée
- Connaissance du milieu de la recherche et expérience de secrétariat scientifique fortement appréciées
Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels Word (dont publipostage), Excel, Powerpoint, messagerie et Internet, outils collaboratifs (planning partagé, visioconférences)
- Compréhension de l’anglais (écrit et parlé)
- Qualités rédactionnelles requises
- Gestion de la confidentialité des dossiers
- Capacité d’organisation, gestion des priorités, anticipation, contraintes et imprévus
Aptitudes :
- Sens de l’analyse, rigueur
- Adaptabilité, aisance relationnelle
- Anticipation et autonomie
- Travail en équipe
- Engagement, esprit d'initiative
Expérience(s) souhaité(s) :
- 2 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire
Niveau de diplôme et formation(s) :
- BAC + 2 Assistanat de direction, gestion des entreprises et des administrations, assistant de manager
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile