Assistant de direction - H/F
L'entreprise
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Le poste
Mission principale :
Assurer le secrétariat et exécuter des actes de gestion et des actes administratifs courants auprès du Directeur général délégué à l’administration (DGDA) et du Directeur général délégué à la stratégie (DGDS).
Activités principales :
- Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés.
- Rédiger des courriers et notes
- Assurer l’accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
- Organiser des rendez-vous et des réunions
- Gérer les agendas du DGDA et du DGDS
- Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d’activités
- Organiser et gérer les déplacements du DGDA et du DGDS : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais…
- Aider à la constitution des fonds de dossiers afférents aux réunions et aux missions
- Assurer l’interface avec les départements de l’INSERM et les partenaires extérieurs
- Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
Profil recherché
Connaissances :
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance des logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
- Sens de l’organisation et de la rigueur administrative
- Savoir prioriser, gérer l’urgence, capacités d’adaptions
- Maîtrise de l'anglais souhaitée (à l'oral et à l'écrit)
Aptitudes :
- Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
- Disponibilité, réactivité
- Rigueur et capacité d’organisation
- Sens des responsabilités
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Force de proposition et esprit d'initiative
- Polyvalence et capacité d'adaptation
Expérience(s) souhaité(s) :
- Expérience confirmée en secrétariat et assistanat de direction
Niveau de diplôme et formation(s) :
- Bac +2 minimum (gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager)
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile